Selayang Pandang Pentingnya Standar Operasional Prosedur (SOP) Sebuah Perusahaan (Ilmu Jalan Setapak Akar Rumput)

Baca Juga

Apakah pentingnya Standar Operasional Prosedur bagi Perusahaan atau SOP Perusahaan? Apa sebenarnya fungsi, dan manfaat SOP perusahaan? Semuanya akan dibahas pada tulisan ini.

Dalam menjalankan sebuah perusahaan, baik dalam skala kecil maupun besar, dengan ruang lingkup luas dan sumber daya manusia dari latar belakang yang beragam, dibutuhkan sebuah acuan efektif untuk menyelaraskan sistem dalam bekerja sehingga visi dan misi sebuah perusahaan dapat tercapai. Acuan itu dikenal dengan sebutan Standar Operasional Prosedur.

Menurut Sailendra (2015), Standar Operasional Prosedur merupakan sebuah panduan yang bertujuan memastikan pekerjaan dan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

Sejalan dengan definisi tersebut, Tjipto Atmoko (2011) mengartikan SOP sebagai suatu pedoman untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Jadi, bisa disimpulkan bahwa Standar Operasional Prosedur adalah suatu panduan atau prosedur kerja sistematis yang bertujuan untuk menciptakan standardisasi guna memudahkan para pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan dan meminimalisir kesalahan.

Pentingkah SOP Atau Standar Operasional Prosedur Bagi Perusahaan? Apa Manfaat SOP Untuk Perusahaan?

Peran Standar Operasional Prosedur dalam sebuah perusahaan terbilang sangat penting, khususnya untuk membantu proses perkembangan dan kemajuan perusahaan itu sendiri. Bayangkan jika sebuah perusahaan tidak memiliki aturan.

Pastinya semua kegiatan operasional perusahaan menjadi tidak terarah, arus kerja menjadi berantakan, dan kinerja para pegawai pun tidak maksimal. Dengan adanya SOP, diharapkan kualitas pekerjaan akan semakin membaik.

Sebenarnya, apa sih fungsinya bagi sebuah perusahaan?

Adapun fungsi Standar Operasional Prosedur bagi perusahaan adalah sebagai berikut:

a.      Sebagai pedoman dan landasan hokum

Penerapan standar ini dapat berfungsi sebagai pedoman untuk mengantisipasi berbagai macam situasi tak terduga yang akan dihadapi oleh perusahaan, sekaligus acuan untuk melaksanakan pekerjaan. Selain itu, manfaat SOP juga dapat digunakan sebagai landasan hukum apabila terjadi penyimpangan dalam perusahaan.

b.      Memudahkan pekerjaan

Tidak bisa dipungkiri, hal ini akan sangat membantu kegiatan operasional perusahaan dan mempermudah pegawai dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Dengan SOP, seluruh aktivitas perusahaan menjadi teratur dan tertib. Para pegawai tahu apa tugasnya, apa yang tidak boleh dilakukannya, dan apa yang harus dilakukannya.

c.      Membantu mendisiplinkan seluruh jajaran perusahaan

Penerapannya tentu saja bisa membantu membawa seluruh jajaran perusahaan ke arah yang positif untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam bekerja.

Misalnya, pegawai tidak boleh datang terlambat ke kantor atau keluar jam kantor tidak pada waktunya, karena peraturan mengenai itu sudah tercantum dalam SOP.

Bagi yang melanggar, biasanya akan dikenakan sanksi sesuai kebijakan masing-masing perusahaan.

d.      Mendeteksi hambatan-hambatan yang sedang atau akan dialami pegawai

Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mengantisipasi hal tak terduga dalam menjalankan perusahaan, termasuk hambatan yang sedang atau akan dialami pegawai. Jika hambatan sudah diketahui, maka perusahaan dapat mencari jalan keluar untuk memecahkannya.

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Setelah mengetahui fungsi SOP, selanjutnya hal yang perlu diketahui adalah manfaat SOP bagi perusahaan. Menurut Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, inilah manfaatnya bagi organisasi atau perusahaan:

a)     Melatih kemandirian pegawai

Penerapan prosedur standard dapat membuat para pegawai terlatih menjadi lebih mandiri dan tidak sepenuhnya bergantung pada intervensi manajemen. Hal ini akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.

b)     Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas

Prosedur perusahaan yang standard bisa mengatur seluruh pekerjaan, tugas, dan kegiatan para karyawan dengan cermat dan sesuai pada porsinya, sehingga tidak akan terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

c)     Menciptakan standardisasi untuk merampungkan pekerjaan

Secara tidak langsung, standard pelaksanaan prosedur dipergunakan sebagai acuan atau standar untuk menyelesaikan pekerjaan.

Dengan adanya acuan, hasil akhir pekerjaan akan sesuai dan sama, jika tidak sama maka bisa dipastikan ada proses yang menyimpang dari standard operasional.

Di sinilah fungsi juga manfaat SOP sebagai standarisasi terhadap proses kelangsungan perusahaan.

d)     Meningkatkan kinerja perusahaan

Salah satu fungsi SOP adalah untuk mengatur agar tidak ada lagi yang bekerja di luar sistem atau secara menyimpang. Jika standard operasi dipatuhi dan tidak dilanggar, maka perusahaan akan memperoleh hasil yang maksimal, dengan begitu kinerja perusahaan akan meningkat.

e)     Meluruskan Kesalahan procedural

Standard operasi yang ada juga bisa dijadikan tolak ukur untuk melihat apakah kegiatan operasional perusahaan sudah berjalan dengan benar.

Apabila terjadi kesalahan prosedural, mudah sekali untuk melacaknya karena dalam standard operasional biasanya sudah diatur secara rinci proses operasional perusahaan di setiap bagian.

 

Prinsip-Prinsip Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Untuk menyusun Standar Operasional Prosedur yang efektif, diperlukan prinsip-prinsip dasar sebagai landasan agar tercipta prosedur yang mudah untuk dipahami dan dijalankan.

Apa saja prinsip-prinsip untuk menyusun SOP?

1.      Mudah dan Jelas

Standard operasi yang tepat adalah yang dibuat dengan prosedur yang mudah dimengerti dan tidak rumit. Karena salah satu manfaat SOP adalah untuk mempermudah proses kerja dalam sebuah perusahaan.

Prinsip ini dimaksudkan agar prosedur standar yang akan susun bisa dengan mudah dipahami dan diterapkan kepada para pegawai, serta tidak menyulitkan.

2.      Keselarasan

Penyusunan SOP hendaknya diselaraskan dengan visi, misi, tujuan perusahaan, dan standard operasi yang lainnya.

Dengan begitu, para pegawai akan lebih mudah melaksanakan pekerjaan sebab sudah ada acuan yang harus diikuti.

3.      Keterukuran

Sebelum menyusun SOP, pihak-pihak terkait harus menentukan lebih dahulu tujuan dibuatnya SOP tersebut, berikut prosedur, tata laksana, serta konsekuensi yang ditimbulkan apabila gagal diterapkan.

Isi dari standard operasional juga harus mengandung standar kualitas tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya.

4.      Efisiensi dan efektivitas

Standard operasi yang ada harus efisien dan efektif agar tidak menimbulkan kerancuan yang berakibat pada terhambatnya pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.

5.      Konsisten

Konsisten merupakan salah satu faktor penting dalam standard operasi. Karena untuk dapata merasakan manfaat SOP, standard operasional ini harus dilaksanakan secara konsisten kapan pun, di mana pun, dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh jajaran perusahaan.

6.      Berorientasi kepada pengguna

Prosedur yang distandarkan dalam standard operasi hendaknya didasarkan pada kebutuhan penggunanya, sehingga dapat memberikan kepuasan.

7.      Dinamis dan mengikat

Standard operasi yang ada harus bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, artinya tidak lepas dari kemungkinan bahwa sewaktu-waktu akan ada revisi oleh perusahaan yang disebabkan oleh perubahan baik secara internal maupun eksternal.

Meski begitu, standard operasi yang ada juga bersifat mengikat. Artinya, seluruh aktivitas di dalam perusahaan harus diselesaikan sesuai prosedur yang tercantum dalam SOP.

8.      Kepatuhan dan kepastian hukum

Prosedur yang distandarkan dalam standard operasi wajib memenuhi ketentuan hukum yang berlaku. SOP juga harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah landasan hukum yang harus dipatuhi dan dilaksanakan.

 

Langkah-langkah Praktis dalam Menyusun Standar Operasional Prosedur Agar Manfaat SOP Dapat Dirasakan

Jika hendak menyusun SOP yang baik, tentunya dibutuhkan langkah-langkah yang tepat. Apa sajakah itu?

1.      Membentuk tim penyusun SOP / Standar Operasional Prosedur

Sebelum membuat SOP, sebaiknya dibentuk dahulu tim penyusunnya.

Biasanya, yang bertanggung jawab untuk menyusun SOP adalah tim Human Resource Department (Tim Divisi Sumber Daya Manusia).

Seluruh anggota tim wajib memahami cara kerja SOP dan ikut ambil bagian, serta menyumbang kontribusi dalam proses perancangan SOP.

2.      Menentukan tujuan pembuatan Standar Operasional Prosedur

Setelah dibentuk tim penyusunnya, hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan atau sesuatu yang ingin dicapai dengan diterapkannya standard operasi. Dengan demikian manfaat SOP akan dirasakan oleh perusahaan.

3.      Mengkaji dan mengumpulkan data dokumentasi perusahaan

Sebelum merancang SOP, tim penyusun harus mengkaji sistem kerja perusahaan secara keseluruhan, mewawancarai pihak-pihak terkait, serta mengumpulkan data-data secara terperinci tentang kegiatan operasional perusahaan guna mendapatkan informasi untuk dapat mendeteksi kesalahan atau hal yang menyimpang.

4.      Membuat rancangan awal SOP Atau Standar Operasional Prosedur

Perancangan SOP ini bergantung pada seperti apa bentuk standard operasi yang akan digunakan.

Jika berbentuk simple steps, hierarchical steps atau graphic format, maka semestinya yang dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang sudah ada dan harus dijalankan.

Jika berbentuk flowchart, maka para tim penyusun harus menentukan apa saja masalah yang ingin diselesaikan.

5.      Melakukan evaluasi secara internal maupun eksternal

Setelah rampung, hendaknya rancangan SOP tersebut dievaluasi oleh seluruh jajaran perusahaan yang terlibat. Tujuannya adalah agar kekurangan dan kesalahan pada rancangan tersebut dapat terlihat dan segera diperbaiki.

Selain itu, seluruh anggota perusahaan berhak memberikan saran atau kritik yang membangun demi terciptanya standard operasi yang efektif.

Usai dievaluasi bersama-sama secara internal, maka akan lebih baik jika dilakukan evaluasi secara eksternal yang dapat melibatkan tim konsultan/penasihat dari luar perusahaan untuk menimbang rancangan SOP tersebut secara objektif.

6.      Melakukan simulasi SOP Standar Operasional Prosedur pada perusahaan

Tujuan pengujian atau simulasi pelaksanaan SOP adalah untuk mengetahui apakah prosedur tersebut sesuai standar yang ditetapkan oleh tim penyusun. Proses pengujian ini perlu dilakukan sebelum standard operasi disahkan.

Apabila terdapat ketidaksesuaian, maka harus ditinjau ulang sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya. Hasil dari simulasi ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi untuk melakukan perbaikan dan manfaat SOP bisa dirasakan.

7.      Memperbaiki SOP

Setelah simulasi atau tahap pengujian dituntaskan, maka akan diketahui apa saja kelebihan, kekurangan, bahkan kesalahan dalam standard operasional.

Jika terdapat kesalahan, maka tim penyusun SOP harus segera melakukan perbaikan, sehingga standard operasi yang ada akan lebih efektif dan berjalan lebih maksimal.

8.  Mengimplementasikan SOP Atau Standar Operasional Prosedur ke dalam perusahaan

Jika kesalahan dan kekurangan pada standard operasional telah diperbaiki, maka standard operasi sudah rampung dan sesuai standar yang ditetapkan.

Hal itu mengindikasikan bahwa standard operasi yang sudah ada layak untuk diaplikasikan dalam perusahaan sehingga tujuan pembentukan SOP dapat tercapai dan para pegawai dapat bekerja secara efisien dengan hasil yang maksimal.

 

Jenis-jenis SOP 

Terdapat beberapa macam Standar Operasional Prosedur yang dipakai sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan.

SOP dibagi berdasarkan empat faktor, yaitu sifat kegiatan , cakupan dan besarnya kegiatan, cakupan dan jenis kegiatan, serta cakupan dan kelengkapan kegiatan.

Menurut sifat kegiatan

Berdasarkan sifat kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi dua, yakni Standar Operasional Prosedur Teknis dan Standar Operasional Prosedur Administratif.

SOP teknis merupakan prosedur pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh satu pihak atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan, serta dibuat dengan sangat rinci dan cermat sehingga tidak memungkinkan adanya variasi.

Berbeda dari standard operasional teknis, SOP administratif merupakan prosedur standar kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari orang atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan yang bersifat lebih umum dan tidak rinci.

Menurut cakupan dan besar kegiatan

Berdasarkan cakupan dan besar kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi dua, yakni Standar Operasional Prosedur Makro dan Standar Operasional Prosedur Mikro.

SOP makro adalah integrasi dari beberapa SOP Mikro dan kemudian membentuk serangkaian kegiatan dalam standard operasional tersebut.

Standar Operasional Prosedur Makro juga mencerminkan bagian-bagian dari kegiatan tersebut.

Sedangkan SOP Mikro adalah standard operasional yang kegiatannya merupakan bagian dari standard operasional yang lebih besar cakupannya atau SOP makro.

Menurut cakupan dan jenis kegiatan

Berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi dua, yaitu Standar Operasional Prosedur Generik dan Standar Operasional Prosedur Spesifik. Sesuai dengan namanya,  SOP Generik merupakan standard operasional yang umum.

Sifat dan isi kegiatan dari standard operasional ini relatif memiliki kesamaan, baik dari kegiatan yang diatur menggunakan standard operasional atau pun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya.

SOP Spesifik atau khusus merupakan standard operassional yang berkebalikan dengan SOP umum.

Sifat dan isi kegiatan relatif berbeda dari kegiatan yang diatur menggunakan standard operasional, tahapan kegiatan, pelaksana, dan tempat di mana standard operasional tersebut diterapkan.

Menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan

Berdasarkan cakupan dan kelengkapan kegiatan, Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi dua, yaitu Standar Operasional Prosedur Final dan Standar Operasional Prosedur Parsial.

SOP Final merupakan standard operasional yang menurut cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Tidak seperti standard operasi Final, standard operasional jenis Parsial ini belum menghasilkan produk utama yang paling akhir sehingga masih memiliki kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama finalnya.

Demikianlah penjelasan mengenai Standar Operasional Prosedur. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, penerapan standard operasional ini memiliki peran penting dalam menentukan tumbuh kembang suatu perusahaan.

Perlu diingat bahwa SOP adalah prosedur yang perlu terus ditinjau secara berkala sebab seiring dengan berkembangnya perusahaan, ada saja perubahan yang terjadi, baik dari sisi internal maupun eksternal perusahaan.